Fichier PDF : fonctionnalités, possibilités et astuces du format d’Adobe

Le logiciel Acrobate Reader développé par la société Adobe est devenu un incontournable de la bureautique aujourd’hui. Il est utilisé quotidiennement par des millions de personnes à travers le monde pour créer un fichier PDF. Il bénéficie même depuis 2008 de la norme ISO. 

Nous allons vous présenter plus en détails les possibilités offertes par ce logiciel ainsi que quelques trucs et astuces bien utiles pour la création de fichier PDF.

Le fichier PDF, qu’est-ce que c’est ?

Le fichier PDF (Portable Document Format) a été créé à l’origine pour conserver la mise en page d’un document, texte et images, quel que soit le logiciel ou système d’exploitation utilisé pour le créer.

Le principal avantage du fichier PDF c'est qu'il est tout simplement un format lu par quasiment tous les systèmes d’exploitation, que ce soit mobile (smartphone) ou de bureau. L’avantage de ce format est qu’il est possible de créer des documents non modifiables. C’est-à-dire qu’il peut seulement être lu ou annoté. Cela peut s'avérer très pratique pour les documents officiels par exemple. 

Pour créer un fichier PDF, il suffit d’installer le logiciel Acrobate Reader d’Adobe. Ce dernier existe en version gratuite de base et en version payante ouvrant plus de possibilités

Comment créer un fichier PDF ?

C’est somme toute assez simple. Certains logiciels, comme Word ou Excel, vous propose directement de créer des fichiers PDF. Le logiciel créera une version avec l’extension .pdf de votre fichier. 

Si le logiciel utilisé ne bénéficie pas de cette fonction, il faut lancer une impression de votre document en sélectionnant l’imprimante virtuelle PDF Creator, qui vous ouvrira une version PDF de votre fichier qu’il suffira d’enregistrer.

Si le logiciel utilisé ne permet pas l’impression, vous pouvez utiliser un service en ligne qui convertira en PDF une version téléchargée de votre fichier

Fonctionnalités d’Acrobate Reader version standard (gratuite)

Pour une utilisation quotidienne, la version gratuite est en général suffisante pour l’utilisateur. Elle vous permet d’effectuer les fonctions suivantes : 

  • Lire les fichiers PDF.
  • Créer les fichiers PDF.
  • Imprimer les fichiers PDF.
  • Ajouter des annotations. 

Ces fonctions de bases sont en général suffisantes pour les besoins quotidiens.

Astuces :  

  • On le sait moins mais il est aussi possible grâce à la version gratuite de compléter des champs modifiables et ajouter une signature électronique. Il est même possible sur les dernières versions d’en conserver une copie.
  • En ce qui concerne les appareils mobiles, les applications Acrobate Reader et PDF Creator sont disponibles sur Apple Store et Play Store, en versions gratuites. 

A lire également : https://www.dailyclic.com/application-viber-fonctionnalites/

Fonctionnalités d’Acrobate Reader version pro (payante)

Le logiciel Acrobate Reader existe dans une version pro payante par abonnement annuel. Cette solution sera plutôt utilisée par des professionnels ayant des besoins spécifiques. Les possibilités sont étendues et permettent d’accéder à des fonctions très utiles dans le monde de l’entreprise : 

  • Un espace de stockage en cloud permettant d’accéder à vos fichiers PDF à distance. 
  • Possibilité de créer des fichiers PDF automatiquement en photographiant des documents, comme un scanner.
  • Possibilité de modifier le texte ou les images d’un fichier PDF ou encore de créer des PDF protégés en modification. 
  • Exporter des fichiers PDF vers les outils Office (Word, Excel, Powerpoint).
  • Créer des fichiers PDF avec des champs modifiables ou à compléter. 

Ainsi, la version pro permet donc d’harmoniser la communication en entreprise en créant des gabarits ou courriers types par exemple.

Astuces :

  • Dans la version pro, la signature électronique peut être enregistrée. On peut aussi supprimer des informations confidentielles. Enfin, le logiciel se met à jour automatiquement et on peut accéder directement aux nouvelles fonctionnalités.
  • Il est aussi possible dans cette version de compresser les fichiers PDF. Fonctionnalité pratique pour les envois par mail.
  • Le plus souvent, le logiciel est installé de base sur les systèmes d’exploitation des ordinateurs de bureau, que ce soit Windows ou Apple. Vérifiez simplement que la version possédée est à jour. Toutefois, certaines fonctionnalités de la version pro ne sont disponibles pour le moment que sur iPad en ce qui concerne les appareils mobiles.

La comparateur de fichier, l’outil indispensable pour les professionnels

Certains documents doivent quelquefois être vérifié, complété ou annoté par des collaborateurs. Pour cela, l’outil « comparer les fichiers » proposé par Adobe est très intéressant.

En effet, Adobe a repenser et retravailler cette fonctionnalité de façon à la rendre plus pratique et simple d’utilisation.

Il est maintenant très simple de :

  • Repérer les différences entre deux documents
  • Réviser un document très rapidement
  • Comparer deux versions d’un même document garce à l’affichage côte à côte.
  • Utiliser des filtres pour mettre en avant les modifications suivant le type de contenu.

Bref, vous gagnez tout simplement en efficacité et en rapidité d’analyse avec cet outil de comparateur de fichier.

Voila, nous espérons avoir pu vous donner quelques indications sur les possibilités du logiciel et l’utilisation des documents PDF. On ne peut que remercier la société Adobe d’avoir créé ce format définitivement très pratique !

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